Privacyverklaring

VANLIER POSTHUMUS NOTARISSEN

ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DIENSTVERLENING

 

1.     VanLier Posthumus Notarissen is een samenwerkingsverband (middels besloten vennootschappen) van notarissen. Bij de praktijkuitoefening kunnen wij ons laten bijstaan door personen die door ons bij de uitvoering van de opdrachten van onze cliënten worden ingeschakeld.

2.     Bij het inschakelen van derden zullen wij zoveel als nodig is overleg met de opdrachtgever voeren. VanLier Posthumus Notarissen is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van deze derden. De opdrachtgever machtigt VanLier Posthumus Notarissen eventuele door derden bedongen aansprakelijkheidsbeperkingen namens hem te aanvaarden.

3.     Alle opdrachten worden met terzijdestelling van artikel 7:404 en artikel 7:407 lid 2 BW uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door VanLier Posthumus Notarissen, ook indien het de (stilzwijgende) bedoeling is dat een opdracht door een bepaald persoon wordt uitgevoerd.

4.     Iedere aansprakelijkheid van VanLierPosthumus Notarissen is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval uit hoofde van de door haar gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de polisvoorwaarden voor rekening komt van VanLier Posthumus Notarissen.

5.     Indien om welke reden dan ook geen uitkering krachtens genoemde verzekering plaatsvindt, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot een bedrag van twee maal het honorarium dat voor de betreffende opdracht in rekening is gebracht.

6.     De aansprakelijkheidsbeperking als omschreven in de artikelen 4 en 5 geldt ook indien de praktijkbeoefenaar zijn dienst ten onrechte heeft geweigerd en hieruit schade is voortgevloeid.

7.     Onverminderd het bepaalde in artikel 6:89 BW vervalt een aanspraak tot schadevergoeding indien niet binnen een jaar nadat de feiten waarop de aanspraak is gebaseerd bij opdrachtgever bekend waren of redelijkerwijze bekend konden zijn geweest, die aanspraak bij de bevoegde rechter aanhangig is gemaakt.

8.     Alle bedingen in deze algemene voorwaarden zijn gemaakt ten behoeve van de notarissen en hun waarnemers en van al diegenen die voor hen werkzaam zijn.

9.     De kosten van uitvoering van de opdracht door VanLier Posthumus Notarissen bestaan uit het honorarium en de verschotten. Tenzij tussen partijen uitdrukkelijk anders is afgesproken wordt het honorarium bepaald aan de hand van de bestede tijd en het geldende uurtarief. Verschotten zijn de werkelijk gemaakte kosten die VanLier Posthumus Notarissen ten behoeve van de opdrachtgever betaalt (zoals ondermeer kadasterkosten, griffierechten, deurwaarderskosten, kosten van uittreksels, reiskosten) en kantoorkosten die forfaitair worden berekend op 5% van het honorarium.

10.   De werkzaamheden en verschotten worden zo mogelijk maandelijks, achteraf, berekend. In voorkomende gevallen kan de berekening plaatsvinden in andere tijdsperioden. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen. Indien een declaratie niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan is de wettelijke rente verschuldigd. Indien ook na een aanmaning betaling uitblijft zijn alle (buiten)gerechtelijke incassokosten (deurwaarders- en advocatenkosten uitdrukkelijk daaronder begrepen) verschuldigd met een minimum van € 50,00. Indien een declaratie, of voorschot, niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan kan vanLier Posthumus Notarissen haar werkzaamheden opschorten, nadat de opdrachtgever daarvan op de hoogte is gesteld. VanLier Posthumus Notarissen is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat als gevolg van deze opschorting van de werkzaamheden.

11.   Voor het verrichten van werkzaamheden door VanLier Posthumus Notarissen kan een voorschot worden gevraagd. Een voorschot wordt bij het einde van de opdracht verrekend.

12.   Op de rechtsverhouding tussen VanLier Posthumus Notarissen en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen zullen uitsluitend worden berecht door de bevoegde Nederlandse rechter.

13.   Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op alle door VanLier Posthumus Notarissen aanvaarde opdrachten, eventuele aanvullende vervolgopdrachten en alle overige werkzaamheden.

Gedeponeerd bij de Rechtbank te Roermond op 18 april 2008 onder nummer 7/2008.

 

PRIVACYVERKLARING VANLIER POSTHUMUS NOTARISSEN

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor:          VanLier Posthumus notarissen

Adres:                       Rijksweg Zuid 17

Postcode / Plaats:      6071 HT Swalmen

Contactpersoon:        Mr. E.D. te Veldhuis

e-mailadres:             info@vlpnotarissen.nl

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;

• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of

• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.

2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.

3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.

4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.

5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.

6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

• De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van het voorbereiden en passeren van notariële akten, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • het passeren van een notariële akte

• De verwerking van persoonsgegevens die verstrekt worden aan derden, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • het informeren van derden op verzoek van cliënten

  • het uitvoeren van opdrachten van cliënten

• De verwerking van persoonsgegevens die verstrekt worden aan derden ten behoeve van inschrijving van gegevens of akten in een register, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • het kenbaar zijn van bepaalde zaken

  • het uitvoeren van een wettelijke plicht of een opdracht van cliënten

• De verwerking van persoonsgegevens, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • het uitvoeren van werkzaamheden in het kader van een opdracht van de cliënt

  • het uitvoering geven van een overeenkomst

• De verwerking, zoals het vastleggen en raadplegen van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • het legaliseren van handtekeningen

  • het afgeven van een copie collationée

• De verwerking zoals het verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens van contactpersonen ten behoeve van relatiebeheer, van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • het informeren en faciliteren van samenwerking

• De verwerking zoals het verzamelen, vastleggen gen gebruiken van gegevens voor aanleg registratie van persoonsgegevens, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • marketingactiviteiten, zoals het verspreiden van nieuwsbrieven, met toestemming van de betrokkene

• De verwerking zoals het verzamelen, vastleggen en gebruik van gegevens voor de financiële administratie, van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • de kenbaarheid van financiële rechten en verplichtingen

  • op grond van een wettelijke verplichting

• De verwerking van persoonsgegevens zoals vastleggen en bewaren van sollicitatiebrieven en curriculum vitae's, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • selectie van personeel, op grond van toestemming van de betrokkene

     

    De verwerking vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:

  • een wettelijke verplichting

  • toestemming van betrokkenen

  • uitvoering van een overeenkomst 

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn: 

• Openbare registers, waaronder het Kadaster en de Kamer van Koophandel

• Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst of een andere akte waarin u één van de partijen bent

• Schenker/begiftigde

• Testateurs, erfgenamen, gevolmachtigden en executeurs 

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie ten behoeve van het Centraal Testamenten Register

• Centraal Levens Testamenten Register na toestemming daartoe door cliënten

• Kadaster

• Belastingdienst

• Adviseurs van cliënten indien daartoe toestemming is vertrekt door cliënten

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en  hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info@vlpnotarissen.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

WWFT

Ons kantoor begint pas met de uitvoering van een opdracht als het onderzoek naar eventuele PEP's, UBO's en het (verscherpte) cliëntenonderzoek en de herkomst van de middelen is afgerond en ons kantoor geen redenen ziet om tot dienstweigering als bedoeld in artikel 21 lid 2 van de Wet op het notarisambt over te gaan.

Voor de goede orde merken wij op dat wij de wettelijke verplichtingen uit hoofde van de WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) laten prevaleren boven de geheimhoudingsplicht op grond van de Wet op het notarisambt.

De kosten die met de naleving van de WWFT zijn gemoeid, worden doorberekend aan de betreffende cliënt, wiens onderzoek het betreft.